Polityka prywatności systemu Halo Flow

1. Kto przetwarza Twoje dane

Halo Flow to system informatyczny dostarczany przez Halo Sp. z o.o., ul. Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice, NIP 9542880835, REGON 540462426, KRS 0001145505 („Halo”), firmom, z którymi Halo zawarło umowę („Klient”). Z systemu korzystają osoby wskazane przez Klienta, zwykle jego pracownicy i współpracownicy.

Dla danych osobowych przetwarzanych w systemie administratorem jest Klient, czyli firma, która udostępniła Ci konto. Halo przetwarza te dane w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) i wyłącznie na jego udokumentowane polecenie. W sprawach dotyczących Twoich danych w pierwszej kolejności kontaktuj się z Klientem; zapytania skierowane do Halo przekażemy Klientowi bez zbędnej zwłoki.

Dane techniczne służące wyłącznie ochronie infrastruktury Halo (np. logi serwerów i ochrona przed atakami) Halo przetwarza jako administrator, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, rola w systemie i przypisanie do budów lub projektów.
• Dane z logowania przez Google: identyfikator konta Google, imię i nazwisko, adres e-mail oraz, jeśli jest dostępne, zdjęcie profilowe.
• Dane wprowadzane do systemu przez użytkowników w toku pracy, np. dokumenty, umowy, protokoły, faktury i dane kontrahentów Klienta.
• Dane techniczne: adres IP, data i godzina operacji, informacje o przeglądarce oraz dziennik audytowy operacji wykonanych w systemie.

3. Logowanie przez Google

Logowanie kontem Google służy wyłącznie do potwierdzenia Twojej tożsamości. Halo Flow prosi Google tylko o podstawowe informacje profilowe (zakresy openid, email i profile). System nie uzyskuje w ten sposób dostępu do Twojej poczty, Dysku, Kalendarza ani innych danych w koncie Google.

Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach interfejsów API Google, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use). Nie sprzedajemy tych danych, nie używamy ich do reklam ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Jeżeli Klient zleci przeniesienie swoich dokumentów z Dysku Google do Halo Flow, dostęp do tych zasobów wynika wyłącznie z uprawnień nadanych przez administratora domeny Klienta i z umowy z Klientem. Administrator Klienta może te uprawnienia w każdej chwili ograniczyć lub cofnąć.

4. Cele przetwarzania

• świadczenie usługi Halo Flow na rzecz Klienta zgodnie z umową, w tym obsługa kont, uprawnień, obiegu dokumentów i powiadomień;
• zapewnienie bezpieczeństwa, rozliczalności operacji (dziennik audytowy) oraz ciągłości działania, w tym kopie zapasowe;
• wsparcie techniczne i obsługa zgłoszeń.

5. Komu powierzamy dane

Korzystamy z dostawców, z którymi zawarliśmy umowy zapewniające ochronę danych:

• OVHcloud: serwery aplikacji i baz danych w Unii Europejskiej;
• Microsoft Azure: przechowywanie plików w regionach Unii Europejskiej;
• Cloudflare: ochrona i przesyłanie ruchu sieciowego;
• dostawca poczty transakcyjnej: wysyłka powiadomień e-mail z systemu.

Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, np. standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub programu EU-US Data Privacy Framework. Google świadczy usługę logowania na podstawie umowy, którą Klient zawarł z Google we własnym zakresie.

6. Jak długo przechowujemy dane

Dane przetwarzane w imieniu Klienta przechowujemy przez okres obowiązywania umowy z Klientem. Po jej zakończeniu zwracamy je Klientowi lub usuwamy, zgodnie z umową powierzenia; kopie zapasowe są usuwane w ramach ich cyklicznej rotacji. Dane techniczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa usługi.

7. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in. szyfrowanie połączeń (TLS), szyfrowanie przechowywanych plików, kontrolę dostępu opartą o role, dziennik audytowy operacji, regularne kopie zapasowe oraz bieżące aktualizacje oprogramowania.

8. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, na zasadach określonych w RODO. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). W zakresie danych przetwarzanych w imieniu Klienta prawa te realizuje Klient, a Halo mu w tym pomaga.

9. Pliki cookie

Halo Flow używa wyłącznie niezbędnego pliku cookie sesji, który utrzymuje Twoje zalogowanie. Nie stosujemy plików cookie analitycznych ani marketingowych.

10. Kontakt i zmiany

W sprawach ochrony danych napisz na biuro@halosoft.pl lub na adres Halo Sp. z o.o., ul. Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice. O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w systemie.